El reparto de utilidades (PTU) es uno de los temas más relevantes para las empresas en México, no solo porque representa una obligación legal, sino porque también refleja un compromiso con las leyes laborales y el bienestar del equipo. Cumplir con este proceso no se trata únicamente de números o porcentajes: es una oportunidad para construir confianza, fortalecer la cultura organizacional y demostrar que cada año la empresa reconoce la contribución de cada persona.
La Ley Federal del Trabajo establece reglas claras para la distribución de utilidades, y entender cómo se calculan las utilidades correctamente es clave para evitar sanciones y mantener una relación sólida con las y los colaboradores. Este artículo es una guía práctica dirigida a líderes de Recursos Humanos, finanzas y dirección general que buscan cumplir con la ley, optimizar sus procesos y fomentar transparencia.
Las utilidades representan las ganancias netas que obtiene una empresa después de cubrir todos sus gastos, impuestos y obligaciones financieras. En México, el reparto de utilidades (PTU) se sustenta en el Artículo 123 Constitucional y en la Ley Federal del Trabajo en los artículos del 117 al 131, donde se establece que los trabajadores tienen derecho a recibir una parte proporcional de esas ganancias.
Este reparto busca equilibrar la productividad empresarial con la justicia social, reconociendo que el crecimiento económico de una organización no sería posible sin el esfuerzo de su gente. Por eso, las utilidades no solo son un tema financiero, sino también de motivación y lealtad laboral.
El pago de utilidades suele influir directamente en la satisfacción y compromiso del personal, tal como sucede con otros incentivos y compensaciones laborales.
De acuerdo con la Ley Federal del Trabajo, las empresas deben realizar el cálculo y pago del reparto de utilidades una vez al año, después de haber presentado su declaración anual de impuestos ante el SAT.
Las fechas clave son:
• Personas morales (empresas): hasta el 30 de mayo.
• Personas físicas con actividad empresarial: hasta el 29 de junio.
Cumplir con estos plazos es esencial no solo para evitar multas, sino para mantener la transparencia fiscal y una comunicación abierta con los equipos. Además, realizar el cálculo a tiempo ayuda a planificar el flujo de efectivo y proyectar correctamente los pagos sin afectar otras operaciones.
La claridad en la gestión de nómina y los incentivos forma parte de las buenas prácticas de remuneración laboral, que fortalecen la confianza y la percepción de justicia dentro de la empresa, como sucede cuando se estructuran esquemas balanceados entre salario fijo, bonos o beneficios adicionales.
El cálculo de utilidades puede parecer complejo, pero en realidad responde a una lógica clara establecida por la ley. A continuación, se describen los pasos básicos que toda empresa debe seguir para determinar cuánto corresponde repartir y de qué manera hacerlo justo y legal:
El primer paso consiste en identificar la utilidad fiscal neta registrada en la declaración anual de impuestos. Este monto es la base sobre la cual se calculará el reparto.
La legislación mexicana indica que el 10% de las utilidades netas debe destinarse al reparto entre las personas trabajadoras. Este porcentaje se mantiene vigente desde hace años y busca garantizar un equilibrio justo entre las partes.
De acuerdo con el Artículo 123 de la Constitución, la cantidad total se divide en dos partes:
• Una mitad se distribuye en función de los días trabajados durante el año.
• La otra mitad se reparte según los salarios percibidos por cada colaborador.
Cada empleado recibe un monto proporcional al tiempo que laboró y a su nivel salarial. Este proceso debe realizarse de forma transparente y verificable, idealmente con apoyo del área contable o del sistema de nómina.
Desde la reforma laboral de 2021, se estableció un límite para evitar desequilibrios: el reparto no podrá exceder de tres meses de salario o del promedio de los últimos tres años, lo que resulte más favorable para la persona trabajadora.
Estos pasos aseguran que el cálculo sea justo, pero también ayudan a mantener un control contable sólido y alineado con las prestaciones de ley en México.
Existen ciertos factores que pueden modificar el cálculo de utilidades o influir en la cantidad a repartir. Entre los más importantes se encuentran:
• Cambios en la legislación laboral o fiscal. Por ejemplo, actualizaciones recientes de la Ley Federal del Trabajo pueden ajustar montos o condiciones.
• Número de colaboradores y días trabajados. Las empresas con alta rotación o con esquemas de trabajo parcial deben realizar un ajuste proporcional.
• Tipo de salario (fijo o variable). Las comisiones o bonos deben integrarse al cálculo solo si forman parte del salario base de cotización.
• Topes legales establecidos desde la reforma de 2021. Garantizan que el reparto sea equitativo y sostenible.
• Comunicación interna del reparto. Explicar con claridad cómo se calculan las utilidades y bajo qué criterios se determinan los montos evita confusiones y refuerza la confianza del equipo.
Considerar estos factores con anticipación permite una mejor planeación fiscal y laboral, además de fortalecer la confianza entre la empresa y sus equipos.
No todas las empresas están obligadas a repartir utilidades. La ley contempla excepciones para ciertos perfiles o condiciones específicas, como:
• Empresas con menos de un año de operación. Se les otorga un periodo de gracia para consolidar su estabilidad financiera.
• Organizaciones de beneficencia o asistencia social. Al no perseguir fines de lucro, quedan exentas de este reparto.
• Empresas con utilidades menores a $300,000 MXN. Si los ingresos anuales no alcanzan ese umbral, la ley no exige el reparto.
• Directores, socios o accionistas. Al participar directamente en la propiedad o gestión, no están considerados dentro del grupo de beneficiarios.
Estos casos deben manejarse con total transparencia y documentación, explicando claramente al equipo los fundamentos legales de cada excepción. Aquí cobra relevancia el salario emocional, una herramienta que permite reconocer al talento más allá de los incentivos económicos y compensar la falta de otros beneficios.
Más allá de cumplir con la ley, el reparto de utilidades es una oportunidad para reforzar la confianza organizacional. Estas son algunas consideraciones clave para realizarlo con responsabilidad:
• Mantener un control contable y fiscal actualizado. Las auditorías del SAT y la STPS pueden requerir evidencia clara del cálculo y pago.
• Acompañar el reparto con beneficios adicionales. Complementar este pago con beneficios sociales o de salud demuestra un compromiso integral con el bienestar del equipo.
• Prepararse para auditorías y revisiones. Tener documentación en orden evita sanciones y facilita la comunicación con autoridades y empleados.
Estas medidas no solo aseguran el cumplimiento normativo, sino que también contribuyen a un ambiente laboral más transparente, donde el valor del trabajo se reconoce en todas sus formas.
Aunque el reparto de utilidades es una obligación legal, las empresas que van un paso más allá son las que realmente construyen relaciones sólidas con su gente.
Integrar beneficios adicionales como seguros de salud flexibles, programas de bienestar o esquemas de retribución adaptados, puede marcar la diferencia en la motivación y lealtad del personal.
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La salud y el bienestar laboral son parte del mismo objetivo: asegurar que cada persona reciba lo que le corresponde y que la empresa crezca de manera responsable.
