Piensa en el expediente del trabajador como la carpeta que cuenta la historia de cada persona dentro de la organización. Ahí está desde el primer contrato que firmó, los cursos que tomó, hasta las evaluaciones que muestran cómo ha crecido en la empresa.
Para los equipos de RRHH, esta carpeta es mucho más que papeles: es la base para mantener la confianza, ordenar procesos y asegurar que cada movimiento, un aumento, una promoción o un cambio de puesto tenga sustento.
Un expediente del trabajador actualizado significa control, cumplimiento legal y la capacidad de tomar decisiones informadas.
El expediente laboral es el conjunto de documentos y registros que una empresa recopila sobre cada colaborador, desde el inicio de la relación laboral hasta su conclusión. Este archivo, que puede ser físico o digital, reúne tanto datos personales como documentación legal, fiscal y administrativa.
Un expediente del trabajador bien organizado aporta múltiples beneficios:
De esta forma, el expediente laboral no solo protege a la empresa, también fortalece la confianza y seguridad de los trabajadores.
Aunque cada empresa puede adaptar su expediente según el sector, existen documentos esenciales que no deben faltar. Estos responden a la pregunta de qué debe contener un expediente laboral:
Acta de nacimiento, CURP, RFC, comprobante de domicilio y demás documentos que acrediten la identidad del trabajador.
Alta en el IMSS, número de seguridad social, constancias fiscales y comprobantes de pago.
El contrato de trabajo inicial y cualquier modificación posterior, como cambios de puesto o ajustes salariales.
Fechas de contratación, promociones internas y reasignaciones de área.
Reportes de desempeño, retroalimentación de líderes y planes de desarrollo.
Diplomas, constancias de cursos internos y externos, certificaciones necesarias para el puesto.
Control de asistencias, retardos, permisos especiales y sanciones aplicadas.
Recibos de nómina, incrementos salariales y beneficios adicionales.
Exámenes médicos, constancias de seguridad y registros relacionados con la prevención de riesgos laborales. Aquí es importante recordar que la seguridad de los colaboradores es un pilar de toda empresa responsable.
Correspondencia y notificaciones oficiales
Comunicados internos, oficios y cualquier documento formal relacionado con la relación laboral.
Con estos elementos, las empresas pueden construir un expediente laboral completo y funcional, que sirva de base para la gestión diaria.
Un ejemplo de expediente laboral podría organizarse en secciones numeradas:
Este formato asegura que, al momento de consultar los documentos para pedir trabajo o verificar la trayectoria de un colaborador, toda la información esté disponible y clasificada.
En México, la Ley Federal del Trabajo y el Código Fiscal de la Federación establecen lineamientos para la conservación y manejo de expedientes laborales. Entre los puntos más relevantes destacan:
Además, la Ley obliga a las empresas a garantizar que la información se mantenga segura y disponible en caso de auditorías o inspecciones.
Mantener expedientes laborales actualizados es un reto constante. Estas son algunas prácticas recomendadas:
Al implementar estas prácticas, la empresa no solo cumple con la normativa, también asegura la confianza y protección de los datos de sus trabajadores.
El expediente del trabajador está vinculado con diferentes aspectos de la vida laboral. Por ejemplo:
En conjunto, todos estos elementos muestran cómo un expediente laboral es un eje central de la gestión de talento.
Mantener expedientes laborales bien organizados garantiza eficiencia y cumplimiento regulatorio. Pero no se trata solo de guardar papeles: es asegurar que la información sensible de los colaboradores esté protegida y se use estratégicamente para su desarrollo.
Sofía ayuda a las organizaciones a cumplir con normativas, resguardar los expedientes médicos de cada empleado, proteger datos y ofrecer beneficios de salud integrales. Así, cada empresa puede enfocarse en lo más importante: el bienestar y crecimiento de su equipo.
Al integrar planes de salud que se ajustan a las necesidades de los colaboradores, Sofía se convierte en el aliado ideal para quienes lideran el área de RRHH.
